Cara Cegah Fraud Absens dengan Absensi Digital

Absensi Digital
Absensi Digital

KATASINJAI - Absensi Digital dinilai sebagai solusi yang tepat untuk mengatasi kecurangan (fraud) yang dilakukan oleh karyawan.

Kecurangan yang sering dilakukan adalah dengan melakukan titip absen terutama di perusahaan yang masih menerapkan absensi manual.

Padahal, laporan absensi harus jelas dan valid. Pasalnya, laporan absensi kerap dijadikan patokan untuk penggajian karyawan. Jika laporannya tidak sesuai, maka bisa merugikan karyawan maupun perusahaan.

Berikut ini akan diulas mengenai apa itu fraud absensi dan cara mencegah fraud absensi dengan absensi digital.

Apa Itu Fraud Absensi?

Fraud absensi diartikan sebagai kecurangan pada absensi karyawan yang dilakukan oleh karyawan itu sendiri. Ada beberapa jenis fraud atau kecurangan yang disadari atau tidak disadari bisa dilakukan di kalangan karyawan yang tujuannya ingin mendapatkan reward atau menutupi kesalahan absensi.

Berikut ini jenis-jenis fraud (kecurangan) yang seringkali dilakukan oleh karyawan.

  1. Buddy Punching, yaitu kecurangan yang disebabkan adanya kerjasama yang dilakukan pada karyawan kantor itu sendiri untuk melakukan kecurangan seperti titip absen. Kecurangan jenis ini biasanya dilakukan oleh karyawan di perusahaan yang menerapkan sistem absensi manual.
  2. Nepotisme, merupakan kecurangan dalam absensi yang murni dilakukan kerja sama antar karyawan tanpa adanya ancaman dari karyawan lain.
  3. Work Time Fixing, merupakan tindakan kecurangan yang bertujuan demi keuntungan pribadi seperti adanya uang lembur dan lain sebagainya.
  4. Pura-pura Sakit, merupakan alasan klasik yang seringkali dilakukan karyawan untuk menghindari keterlambatan presensi. Bahkan, mereka kerap membawa surat palsu sakit untuk melakukan kecurangan ini.

Cara Mencegah Fraud Absensi dengan Absensi Digital

Untuk mengatasi kecurangan-kecurangan (fraud) yang sering terjadi, ada beberapa hal yang dilakukan oleh HRD atau perusahaan, antara lain :

1. Meningkatkan Employee Engagement

Cara untuk mencegah terjadinya fraud (kecurangan) di kalangan absensi karyawan adalah dengan meningkatkan employee engagement. Caranya antara lain adalah menumbuhkan rasa nyaman dan kepuasan antar sesama karyawan dalam bekerja, memberikan fasilitas intensif dan penghargaan, memberikan kesempatan karir yang sama bagi semua karyawan.

2, Memperbaiki Sistem Kerja

Ada kalanya kecurangan terjadi karena kurang baiknya sistem kerja di suatu perusahaan. Misalnya, sistem yang terlalu ketat, kerja sama yang tidak efektif, pengajuan cuti yang sulit dan berbagai hal lainnya.

3. Menggunakan Absensi Digital

Absensi digital dinilai dapat menjadi solusi untuk mengurangi tingkat kecurangan (fraud) seperti titip absen.

Pasalnya, dengan absensi ini, setiap karyawan hanya perlu menggunakan software atau aplikasi dengan username dan password sendiri sehingga hanya bisa dilakukan oleh masing-masing karyawan.

Selain mencegah kecurangan, absensi ini juga lebih mudah digunakan dan dapat dipantau secara real time. Rekapitulasi pun menjadi lebih mudah dan hasil laporannya jauh lebih akurat.

Jenis-jenis Absensi Digital

Berikut ini akan diulas mengenai jenis-jenis absensi digital yang sering digunakan oleh beberapa perusahaan. Simak ulasannya berikut ini.

1. Mesin Fingerprint

Salah satu jenis mesin absensi digital yang cukup terkenal yakni mesin fingerprint. Mesin ini menggunakan sidik jari atau fingerprint karyawan pada mesin absensi yang tersedia.

Ide ini bermula lantaran sidik jari dianggap sebagai identitas personal unik karena tak dapat ditiru siapa pun, bahkan kembar identik saja mustahil mempunyai sidik jari sama.

Karakteristik inilah yang mendasari berbagai perusahaan untuk memproduksi mesin fingerprint sebagai bagian dari aplikasi absensi.

Sayangnya, mesin fingerprint memiliki kelemahan yakni ada kalanya mesin tidak bisa membaca sidik jari apabila jemari kotor atau terluka atau malah tak bisa mendeteksi fingerprint terdaftar.

Selain itu, mesin fingerprint juga memiliki kekurangan diantaranya adalah mesin ini memerlukan perawatan yang rutin untuk menjaga agar mesin tetap dapat berfungsi dengan baik dan mampu menghindari terjadinya penurunan fungsi mesin absensi itu sendiri.

Kekurangan berikutnya adalah rekapitulasi data masih manual dan tidak real time sehingga dapat merepotkan HRD saat dibutuhkan laporan secara real time. Inilah yang ada kalanya berdampak pada karyawan lain dan perusahaan itu sendiri.

2. Presensi Biometrik

Presensi biometrik merupakan jenis absensi digital yang dikembangkan dari fingerprint. Tidak hanya sidik jari saja, sistem ini bisa menganalisis karakteristik setiap manusia secara lebih spesifik, seperti bentuk wajah, suara, hingga retina mata.

Hal ini tentu membuat informasi absensi semakin akurat. Akan tetapi, Harganya yang mahal membuat pemakaian presensi biometrik di Indonesia belum terlalu banyak.

3. Presensi dengan Password

Ada juga absensi digital yang menggunakan password untuk mengakses maupun mengubah informasi seputar kehadiran mereka.

Akan tetapi, presensi jenis ini masih bisa dimanipulasi oleh sebagian karyawan yang luput dari pantauan HRD sehingga cukup rawan digunakan.

4. Magnetic Card

Selanjutnya adalah absensi menggunakan magnetic card. Absensi digital mengharuskan perusahaan merancang kartu identitas khusus untuk setiap karyawan.

Setelah itu, pencatatan presensi akan dilakukan secara otomatis lewat sistem begitu kartu dibaca mesin.

Jika perusahaan Anda menerapkan sistem ini, maka Anda hanya perlu menggesek atau mengetukkan kartu ke mesin yang nantinya masuk ke aplikasi absensi.

Tentu saja cara ini lebih efektif dibandingkan sistem password, karena kemungkinan karyawan mencurangi data jauh lebih kecil.

5. Web-based Application

Absensi digital yang akhir-akhir ini mulai digunakan adalah aplikasi berbasis web yang mulai digunakan perusahaan untuk merekam kehadiran hingga memberikan bukti tunjangan kepada karyawan.

Namun, jangan sembarangan untuk memilih web-based application. Aplikasi berbasis web yang baik seharusnya menjanjikan administrasi yang cepat dan akurat serta hemat waktu dengan proses yang terautomasi.

Aplikasi tersebut sebaiknya memiliki sistem absensi mandiri yang fleksibel, proses approval via aplikasi mobile, serta bisa menjaga produktivitas dengan time tracker.

Selain itu, akan lebih baik lagi jika seluruh operasional HR di 1 platform mulai dari perekrutan, kehadiran, administrasi, hingga penggajian.

Database juga sebaiknya tersentralisasi dan tersimpan di cloud untuk menjamin keamanan data. Nah, yang lebih penting lagi, cari aplikasi yang bisa menghindari penyalahgunaan data perusahaan dengan cara menetapkan aturan akses sesuai level karyawan.

Fitur-fitur yang Harus Ada di Absensi Digital

Saat ini banyak ditemukan software atau aplikasi absensi digital sehingga perusahaan harus mengamati kelebihan dan kekurangan sebelum memilih jenis aplikasi ini.

Aplikasi yang baik seharusnya menjanjikan administrasi yang cepat dan akurat serta hemat waktu dengan proses yang terautomasi. Setidaknya, aplikasi tersebut harus memuat fitur pokok sebagai berikut.

  • Software attendance management, yaitu fitur yang digunakan untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
  • Aplikasi absensi online, yaitu fitur yang digunakan untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
  • Aplikasi HRIS, berikutnya ini digunakan untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
  • Software payroll, digunakan untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
  • Aplikasi slip gaji, yaitu untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Kelebihan Absensi Digital Daripada Manual

1. Meminimalisir Kecurangan

Umumnya, absen manual menggunakan tanda tangan sebagai tanda hadir. Nah, sistem yang seperti ini kadang kala menimbulkan kecurangan dengan melakukan pemalsuan tanda tangan rekannya. Tak hanya itu saja, manipulasi data juga rawan terjadi.

Dengan sistem absensi digital, Anda tidak dapat melakukan kecurangan sebab setiap orang diberikan username dan password yang hanya bisa diakses oleh masing-masing pemilik akun.

Malahan ada juga yang menerapkan sistem face recognition. Absensi ini juga menggunakan sistem penyimpanan cloud yang tentunya aman dan tidak dapat dimanipulasi.

2. Dapat Dilakukan Kapan pun dan di Mana pun

Saat menggunakan absen manual, Anda harus datang ke tempat absen tertentu dan sering kali harus mengantri dengan karyawan lainnya.

Namun, dengan absensi digital, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengantri sebab Anda bisa melakukannya di mana pun kamu berada atau multi lokasi.

3. Tidak Perlu Rekap Manual

Berbeda dengan absen manual yang proses rekapitulasinya juga harus manual, absensi digital akan langsung memberikan hasil laporan secara otomatis dengan hasil yang lebih akurat.

4. Lebih Akurat

Saat melakukan perekapan absen secara manual, tak bisa dipungkiri bahwa manusia seringkali tidak teliti dalam merekap data. Hal ini tentu dapat merugikan karyawan maupun perusahaan.

Jika Anda menggunakan absensi digital maka kesalahan seperti ini dapat dihindari karena sudah otomatis terekap oleh sistem dan hasilnya pun lebih akurat dibandingkan absen manual.

Selain itu, data jam hadir dan pulang juga lebih akurat sehingga membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak bisa diprotes oleh karyawan.

Apalagi bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan gaji berdasar keterlambatan, maka sistem absensi digital akan sangat membantu.

5. Hemat Biaya

Selain itu, kelebihan lainnya adalah pemasangan aplikasi absen bisa dilakukan di masing-masing ponsel milik karyawan.

Hal ini tentu membuat penggunaan absensi online bisa lebih hemat karena perusahaan tidak membutuhkan perangkat keras seperti mesin fingerprint.

Selain itu, perusahaan juga dapat menghemat biaya untuk pemeliharaan mesin fingerprint.

6. Dapat Memantau Waktu dan Kinerja Secara Realtime

Pihak HRD tidak perlu lagi kewalahan untuk memantau kehadiran dan kinerja karyawan. Hal ini karena absensi digital terintegrasi dengan sistem yang dapat dicek kapan pun dan di mana pun selama terhubung dengan jaringan internet. Selain itu, sinkronisasi juga lebih mudah dan lebih cepat.

Talenta, Rekomendasi Absensi Digital Terbaik

Salah satu aplikasi absensi digital yang direkomendasikan adalah talenta. Aplikasi ini menawarkan sistem pengelolaan sumber daya manusia terbaik dengan tingkat kredibilitas mencapai 100%.

Selain itu, Talenta dilengkapi dengan beragam fitur unggulan yang memudahkan segala kebutuhan bisnis dan proses absensi perusahaan Anda seperti fitur untuk mengatur toleransi keterlambatan, atur titik lokasi clock in dan clock out, atur jarak maksimal clock in dan clock out, atur beragam lokasi absensi untuk karyawan tertentu, serta request perubahan absensi.

Talenta hadir sebagai teknologi absensi digital yang dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dan karyawannya dengan menu kelola dashboard yang lengkap.

Selain itu, Anda juga bisa mengelola berbagai shift kerja secara otomatis sehingga lebih praktis, termasuk untuk multi cabang.

Yang pasti, Talenta merupakan solusi yang tepat untuk memonitor absen secara realtime dengan hasil rekapitulasi yang terjamin valid dan akurat. Menariknya lagi, absen ini terintegrasi dengan fingerprint pada smartphone masing-masing.

Dengan fitur lengkap dan manfaat yang ditawarkan, tentu saja tidak perlu lagi untuk memutuskan menggunakan talenta sebagai software absensi pilihan di perusahaan Anda. Untuk informasi lebih lengkapnya, Anda bisa mengunjungi website resmi di https://www.talenta.co/fitur/absensi-digital/

Penulis:

Baca Juga